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Al giorno d’oggi è difficile indurre le persone a prestare attenzione in qualsiasi riunione, ma quando le persone non si trovano nella stessa stanza, può essere ancora più complesso. Ed è particolarmente fastidioso quando ti ritrovi a portare avanti una discussione di nove minuti, ti fermi per una reazione attesa e ottieni: “Non sono sicuro di averti seguito” che potrebbe anche significare: “Stavo lavando il mio gatto e non mi rendevo conto di chi stesse parlando”. Ammettiamolo, la maggior parte delle riunioni non è mai condotta in modo corretto, efficace, perché spesso c’è poca o nessun impegno da parte dei partecipanti o di chi la conduce[member].
Quando siamo insieme in una stanza, spesso utiliziamo sguardi o in generale il contatto oculare coercitivo per trovare interesse in chi ci sta ascoltando. I partecipanti sentono l’obbligo di fingere interesse e partecipazione (anche se stanno fissando i loro telefoni). In situazioni in cui non puoi richiedere attenzione con l’oppressione oculare, tuttavia, devi imparare a fare ciò che avremmo dovuto padroneggiare molto tempo fa: creare un impegno volontario. In altre parole, devi creare opportunità strutturate per coinvolgere pienamente i partecipanti. Vi sono quattro ragioni principali per tenere una riunione: influenzare gli altri, prendere decisioni, risolvere problemi o rafforzare le relazioni. Poiché tutti questi sono processi attivi, i partecipanti passivi in una riunione raramente svolgono un lavoro di qualità. Il presupposto per riunioni efficaci – virtuali o di altro tipo – è l’impegno volontario.
Justin Hale e Joseph Grenny, autori, formatori e studiosi, hanno trascorso gli ultimi anni a studiare sessioni di formazione virtuale per capire perché la maggior parte delle riunioni virtuali ha portato i gruppi “in coma”. Hanno così scoperto e testato cinque regole – riportate in un articolo scritto per Harvard Business Review, che portano a risultati prevedibilmente migliori. Confrontando 200 partecipanti ad un’esperienza FACE TO FACE con 200 di un’esperienza virtuale, hanno compreso che quando vengono applicate queste regole, l’86% dei partecipanti riporta livelli di coinvolgimento più o meno elevati rispetto a quelli analizzati nelle esperienza F2F.
Ecco come funziona.
Prendiamo Raul, un manager di medio livello, che sta per condurre una riunione virtuale di 15 minuti a 16 dei suoi colleghi sparsi dal Nord al Sud America. Il suo obiettivo è convincerli che dovrebbero identificare alcune opportunità di vendita globali da ciascuno dei loro portafogli di account regionali, quindi cooperare nel perseguirli. Per evitare una lezione passiva e coinvolgere il gruppo, ha in programma di usare 18 diapositive. Ecco le regole che Raul dovrebbe seguire.
1. La regola dei 60 secondi. Innanzitutto, non coinvolgere mai un gruppo nella risoluzione di un problema fino a quando non lo si avverte. Fai qualcosa nei primi 60 secondi per aiutarli a sperimentarlo. Potresti condividere statistiche scioccanti o provocatorie, aneddoti o analogie che drammatizzano il problema. Ad esempio, Raul potrebbe condividere una statistica che mostra le dimensioni medie globali degli accordi per un concorrente che provoca un senso di inferiorità con il gruppo. Potrebbe condividere un aneddoto su un cliente frustrato che ha interrotto gli acquisti perché il team non è riuscito a offrire prezzi e supporto adeguato. Oppure, potrebbe coinvolgere le emozioni facendo un’analogia con le balene che si nutrono in modo molto più efficace quando lavorano insieme per circondare i pesci. Indipendentemente dalla tattica che usi, il tuo obiettivo è assicurarti che i gruppi capiscano empaticamente il problema (o l’opportunità) prima di provare a risolverlo.
2. La regola della responsabilità. Quando le persone entrano in qualsiasi contesto sociale, lavorano tacitamente per determinare il loro ruolo. Ad esempio, quando entri in un cinema, inconsciamente definisci il tuo ruolo di osservatore: sei lì per divertirti. Quando entri in palestra, sei un attore: sei lì per allenarti. La più grande minaccia di coinvolgimento nelle riunioni virtuali è consentire ai membri del team di assumere inconsciamente il ruolo di osservatore. Molti hanno già felicemente definito il loro ruolo in questo modo quando hanno ricevuto l’invito alla riunione. Per contrastare questa decisione implicita, creare un’esperienza di responsabilità condivisa all’inizio della presentazione. Non farlo dicendo: “Va bene, voglio che sia una conversazione, non una presentazione. Ho bisogno che tutti voi siate coinvolti”. Funziona raramente. Invece, crea un’opportunità per loro di assumersi una responsabilità significativa. Questo è possibile usando la regola successiva.
3. Il nulla dove nascondere la regola. La ricerca mostra che una persona che sembra avere un infarto in metropolitana ha meno probabilità di ottenere aiuto più persone ci sono sul treno. Gli psicologi sociali si riferiscono a questo fenomeno come diffusione di responsabilità. Se tutti sono responsabili, nessuno si sente responsabile. Evitatelo durante la riunione assegnando alle persone compiti sui quali possono impegnarsi attivamente in modo che non ci sia nulla da nascondere. Definisci un problema che può essere risolto rapidamente, assegna le persone a gruppi di due o tre (massimo). Offri loro un mezzo con cui comunicare tra loro (videoconferenza, canale lento, piattaforma di messaggistica, sblocchi audio). Se sei su una piattaforma di riunione virtuale che consente gruppi di breakout, usali liberamente. Dai loro un lasso di tempo molto limitato per assumere un compito altamente strutturato e breve. Ad esempio, a tre minuti dal lancio, Raul potrebbe dire qualcosa del tipo: “La prossima presentazione mostra chi sarà il tuo partner. Voglio che tu prenda due minuti nel tuo gruppo di breakout per identificare un rimpianto: un cliente con cui credi che avresti potuto avere un accordo molto più grande se avessimo lavorato meglio insieme negli ultimi 12 mesi”. Successivamente, potrebbe chiedere a tutti di digitare le proprie risposte nel pod della chat e / o chiamare uno o due per condividere il proprio esempio al telefono.
4. La regola MVP. Nulla disimpegna un gruppo in modo più affidabile dell’aggredirli con una diapositiva dopo l’altra di dati intorpiditi dalla mente ed organizzati in infiniti punti elenco. Non importa quanto sia intelligente o sofisticato il gruppo, se il tuo obiettivo è il coinvolgimento, devi mescolare fatti e storie. Incoraggiamo le persone a determinare il mazzo PowerPoint minimo sostenibile (Minimum Viable PowerPoint– MVP) di cui hanno bisogno. In altre parole, selezionare la quantità minima di dati necessaria per informare e coinvolgere il gruppo. Non aggiungere più una singola diapositiva. Un vantaggio collaterale di questa regola è che ti obbliga a coinvolgere i partecipanti. Se hai troppe diapositive, ti senti schiavo a “superarle”. Se Raul ha 18 minuti per svolgere il suo lavoro, 15 diapositive sono troppe. Dovrebbe essere in grado di presentare il suo caso con una o due diapositive, quindi utilizzare eventuali diapositive aggiuntive per eseguire le attività descritte nelle regole 1-3 precedenti.
5. La regola dei 5 minuti. Non passare mai più di 5 minuti senza dare al gruppo un altro problema da risolvere. I partecipanti sono in stanze sparse qua e là con dozzine di allettanti distrazioni. Se non sostieni un’aspettativa continua di coinvolgimento significativo, si ritireranno in quel ruolo di osservatore seducente e dovrai lavorare sodo per riportarli indietro. Nella sua presentazione di 15 minuti, Raul dovrebbe avere 2-3 opportunità di coinvolgimento brevi, ben definite e significative. Ad esempio, potrebbe concludere la sua presentazione con un elenco di opzioni generate dal gruppo, quindi lanciare un’opportunità di votazione per determinare l’opinione della squadra su dove iniziare.
La verità è che queste regole dovrebbero sempre essere valide, indipendentemente dal tipo di riunione che stai conducendo. Ma la posta in gioco è ancora più alta oggi, quando i membri del team sono fuori dalla tua diretta visuale e le loro menti sono libere di vagare. Seguire queste cinque regole cambierà radicalmente e immediatamente la produttività di qualsiasi riunione “virtuale”. [/member]
