photo by Lukas Blazek
Spesso, quando dobbiamo stilare una “to do list“, alcuni di noi decidono di dare la priorità a quelle attività che risultano più facili. Oppure a quelle con la deadline più vicina, senza tenere conto dell’importanza. Qual è dunque il risultato? Alcuni compiti importanti non vengono mai svolti, perchè sempre rimandati.
I manager, in questo contesto, possono davvero aiutare i dipendenti a ritagliarsi del tempo proattivo per il lavoro “importante” e non “urgente” (vedi articolo sulla matrice del tempo di Covey). Se siete voi i manager, chiedete ai vostri specialisti e collaboratori di bloccare uno slot di tempo a settimana nel loro calendario per queste attività. E, affinché queste ore siano effettivamente fruttuose, i dipendenti non devono avere distrazioni: niente mail, niente telefono, niente perdite di tempo. Sicuramente ci potrà essere la tentazione di rispondere velocemente a un cliente, ma questo senso di essere costantemente a disposizione potrebbe paradossalmente influenzare negativamente il prodottto o il servizio finale.
Anche gli stessi manager possono prendere in considerazione l’ipotesi di bloccare questi slot di tempo nel loro calendario. Fate domande ai vostri collaboratori per capire il livello di interesse, oppure sprimentate insieme per capire realmente quanto tempo è necessario bloccare. O magari anche quale giornata funziona meglio.
I dipendenti possono certamente provare a fare tutto questo da soli. La capacità di definire le priorità è una delle soft skills valutate nei dipendenti, per comprenderne l’efficacia professionale, questo è chiaro. Ma il ruolo del manager è anche quello di far capire ai propri collaboratori che il tempo proattivo è importante, perché stabilisce le aspettative per il lavoro mirato e migliora la performance finale. Ed evita che i progetti critici, magari non urgenti ma sicuramente importanti, passino inosservati.
Per un approfondimento sulla matrice del Tempo e la definizione delle priorità leggi qui.
