phoyo by Kevin Ku.
Articolo di Francesca Stasio
La Matrice di Covey, anche detta di Eisenhower, è uno strumento estremamente utile in quanto consente una gestione del tempo efficace, applicabile a tutti i contesti di vita professionale e lavorativa.
Il concetto è stato introdotto da Dwight D. Eisenhower, negli anni ’50. E ad approfondire ulteriormente il modello è stato successivamente Stephen Covey nel suo testo “The 7 habits of highly effective people“. Ecco quindi spiegato il motivo per il quale il metodo viene identificato talvolta come ‘la matrice di Covey’ altre volte come ‘la matrice di Eisenhower’.
Cerchiamo ora di capire nel dettaglio come funziona la Matrice del Tempo. [member]
Innanzitutto il modello si basa su 2 concetti: ‘importante’ e ‘urgente’. ‘Importante’ è un concetto soggettivo, perchè riguarda valori ed obiettivi che possono essere diversi da individuo ad individuo. Ciò che per te è importante potrebbe non esserlo per qualcun altro, così come ciò che è importante oggi potrebbe non esserlo domani. ‘Urgente’ è al contrario un concetto oggettivo, che indica qualcosa che è legato al tempo e che non dipende da variabili personali, come nel caso di attività da svolgere immediatamente perché caratterizzate da una scadenza brevissima. Si tratta di questioni che richiedono dunque attenzione immediata.
Per applicare la matrice del tempo occorre predisporre un elenco dettagliato degli impegni e, successivamente, valutare correttamente il grado di importanza o di urgenza, sulla base di scadenze e risorse disponibili.
fonte: Frezza&Partners
La matrice del tempo è costituita di 4 quadranti (QI, QII, QIII e QIV)
Quadrante QI
Il Quadrante I (importante/urgente) comprende tutte le azioni da svolgere quanto prima, come ad esempio progetti a scadenza brevissima e problemi da risolvere con urgenza che non possono essere delegati a terze persone. Riguarda risultati importanti che richiedono un’attenzione immediata… “crisi” o “problemi”. Tale Quadrante “consuma” molte persone: dirigenti che gestiscono crisi, individui sommersi da problemi, responsabili di produzione ossessionati dalle scadenze.
Ai fini di una corretta applicazione del metodo Covey, nel primo quadrante devono essere inserite pochissime attività; riempirlo troppo significherebbe lavorare in uno stato di costante emergenza, e quindi di stress.
Le conseguenze di una quotidianità caratterizzata da ‘cose impellenti da fare’ si ripercuotono inevitabilmente sulla produttività e sulla qualità del lavoro e della nostra vita. Fin quando ci concentriamo sul Quadrante I, questo continuerà ad ingrandirsi fino a dominarci. E continueremo a vivere “come i pompieri”: alla continua ricerca dello spegnimento del fuoco.
Quadrante QII
Il Quadrante II (importante/non urgente) è il cuore di un’ efficace gestione personale. Comprende i progetti a medio/lungo termine, le attività finalizzate ad un miglioramento personale o la definizione di nuovi strategie operative. In altre parole si tratta di azioni e attività pianificate, che mirano a migliorare la qualità della vita. Riguarda lo sviluppo di relazioni, la preparazione o pianificazione sul lungo termine, la manutenzione preventiva, etc.
Attenzione quindi a queste attività, perchè anche se non sono caratterizzate da urgenza, rimandarle continuamente significherebbe ritrovarsele prima o poi nel primo quadrante, identificate a quel punto come ‘urgenti’.
Quadrante QIII
Nel Quadrante III della matrice di Covey (non importante/urgente) rientrano quelle attività urgenti ma non importanti. Le persone che operano nel Q III pensano spesso di essere nel Q I: trascorrono la maggior parte del loro tempo reagendo a faccende urgenti pensando che siano anche importanti. Nel quadrante dell’inganno rientrano situazioni esterne, dipendenti da altre persone e che possono essere nella maggior parte dei casi delegate.
Quadrante QIV
Il Quadrante IV (non importante/non urgente) è il quadrante del superfluo, quello che induce, più o meno consapevolmente, a rimandare le attività davvero urgenti e importanti. Spesso ci si concentra sul Q4 per evitare di affrontare problemi e situazioni impegnative, che in questo modo vengono semplicemente rimandate.
Il tempo per il Quadrante II – quello della gestione efficace del proprio tempo – deve essere ricavato dal QIII e dal QIV. Dobbiamo essere proattivi, lavorando sul Q II, perché il QI e il Q III lavorano su di noi. Per dire “si” ad importanti priorità del QII, dobbiamo imparare a dire “no” ad altre attività, a volte apparentemente urgenti. Operando secondo tale modalità è possibile evitare lo stress che deriva dallo svolgimento di un lavoro in stato di emergenza.
Per un approfondimento leggi il nostro articolo Come ritrovare il tenpo proattivo per il lavoro importante ma non urgente. [/member]
